1. Unternehmensprofil & Zuständigkeiten
Firma: ZQM GmbH
Adresse: Deutscher Hof 3/4, 74363 Güglingen
Geschäftsführung: Kemal Zor, Arnes Karagic
Mitarbeiterzahl intern: ca. 5 Personen
Branche: Personaldienstleistung
Leistungen: Zeitarbeit, Personalvermittlung, Arbeitnehmerüberlassung, Freelance-Vermittlung, Beratung und Schulung
Datenschutzkoordination: Geschäftsführung (keine formelle Benennung eines Datenschutzbeauftragten erforderlich)
Kontakt für Datenschutzanfragen: service@zqm-gmbh.de
2. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)
Bewerberdaten
- Verarbeitete Daten: Name, E-Mail, Telefonnummer, Geschlecht, Jobwunsch, frühester Eintrittstermin, ggf. Lebenslauf (freiwillig)
- Zweck: Vermittlung von Jobs, Erstkontakt
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. a DSGVO, § 26 BDSG
- Speicherung: bis Vermittlung oder Löschanfrage
- Weitergabe: an Kunden nur nach Einwilligung
- Zugriff: nur Geschäftsführung und Consultants
- Speicherort: interner Offline-Server
Kundendaten (Unternehmen)
- Verarbeitete Daten: Ansprechpartner, E-Mail, Telefonnummer, Unternehmensname
- Zweck: Kommunikation, Angebotserstellung, Projektabwicklung
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO
- Speicherdauer: 10 Jahre oder bis Widerruf
- Zugriff: Geschäftsführung und interne Bearbeiter
Mitarbeiterdaten (intern / Freelancer)
- Verarbeitete Daten: Name, Telefonnummer, freiwillige Angaben zu Qualifikationen, ggf. Bewerbungsunterlagen
- Zweck: Personalverwaltung, Zeiterfassung
- Verarbeitung erfolgt intern
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG
Website-Kommunikation
- Kontaktformular über Webflow + N8N (eigene Server in Frankfurt)
- SSL/TLS aktiv
- Verarbeitung: Erstkontaktaufnahme
- Keine sensiblen Daten
3. Technisch-organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)
- Zutrittskontrolle: Geschäftsräume sind geschützt, Besucher müssen sich anmelden
- Zugangskontrolle: Persönliche Konten, starke Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung, automatische Sperrbildschirme
- Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Personen, Berechtigungssystem vorhanden
- Speicherung: Offline auf internen Servern mit Zugriffsbeschränkungen
- Weitergabe: Nur nach Einwilligung; AV-Verträge vorhanden
- Eingabekontrolle: Änderungen nur nach Vertragsabschluss
- Auftragskontrolle: AV-Verträge mit Webflow und E-Mail-Provider abgeschlossen
- Verfügbarkeit: Tägliche Backups, internes Notfallverfahren vorhanden
- Trennungsgebot: Klare Datenstruktur, getrennte Verarbeitung
- Datenschutzvorfälle: Verfahren vorhanden, zuständig ist die Geschäftsführung
4. Rechte der betroffenen Personen (Art. 12–23 DSGVO)
- Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit sind möglich
- Kontakt über: service@zqm-gmbh.de
- Auskünfte erfolgen innerhalb eines Monats
- Löschanfragen werden innerhalb von 3 Werktagen bearbeitet
- Verarbeitung erfolgt auf Basis von Einwilligung oder gesetzlichen Verpflichtungen
- Kein automatisiertes Profiling im Einsatz
5. Verträge & Einwilligungen
Auftragsverarbeitung:
- AV-Verträge bestehen mit:
- Webflow (USA, Hosting über AWS)
- E-Mail-Provider
- Aufbewahrung lokal auf internen Servern
Einwilligungen:
- Bewerberpool und Newsletter
- Freiwillig, informiert, jederzeit widerrufbar
Drittlandübertragung:
- Webflow über AWS (USA)
- Absicherung über AV-Vertrag und Hosting-Standort
- Empfehlung: Ergänzung um Standardvertragsklauseln (SCC)
Dokumentation:
- Übersicht zu Dienstleistern, Tools, AV-Verträgen vorhanden
6. Website-Datenschutz (TTDSG & DSGVO)
System: Webflow
Hosting: über AWS, Rechenzentren u. a. in den USA
SSL-Verschlüsselung: aktiv
Cookie-Banner: über Cookiescript mit Opt-in, widerrufbar über Footer
Tracking-Tools:
- Google Analytics
- Meta Pixel
- LinkedIn Pixel
- TikTok Pixel
Diese Tools werden ausschließlich nach aktiver Einwilligung geladen.
Datenschutzerklärung:
- Auf der Website vorhanden
- Enthält alle gesetzlich erforderlichen Informationen
- Zugänglich über Footer
7. Mustervorlagen & Empfehlungen
Einwilligung zur Datenverarbeitung (Bewerbung)
Ich willige ein, dass die ZQM GmbH meine übermittelten personenbezogenen Daten (z. B. Name, E-Mail, Telefonnummer, Lebenslauf, Berufswunsch, Eintrittstermin) verarbeitet, um mir passende Stellenangebote zu unterbreiten und den Bewerbungsprozess zu begleiten.
Ich bin darüber informiert, dass:
- meine Daten ausschließlich zum Zweck der Stellenvermittlung verwendet werden,
- die Weitergabe meiner Daten an Kundenunternehmen nur nach gesonderter Zustimmung erfolgt,
- ich diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann (z. B. per E-Mail an service@zqm-gmbh.de).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. Art. 7 DSGVO
Ort, Datum: ........................................
Unterschrift: ........................................
Formular zur Geltendmachung von Betroffenenrechten
Name: ______________________________________
E-Mail-Adresse: _____________________________
Telefonnummer (optional): ____________________
Ich beantrage:
[ ] Auskunft (Art. 15 DSGVO)
[ ] Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
[ ] Löschung (Art. 17 DSGVO)
[ ] Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
[ ] Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
[ ] Datenübertragung (Art. 20 DSGVO)
Nachricht (optional):