1. Unternehmensprofil & Zuständigkeiten
Firma: ZQM GmbH
Adresse: Deutscher Hof 3/4, 74363 Güglingen
Geschäftsführung: Kemal Zor, Arnes Karagic
Mitarbeiterzahl intern: ca. 5 Personen
Branche: Personaldienstleistung
Leistungen: Zeitarbeit, Personalvermittlung, Arbeitnehmerüberlassung, Freelance-Vermittlung, Beratung und Schulung
Datenschutzkoordination: Geschäftsführung (keine formelle Benennung eines Datenschutzbeauftragten erforderlich)
Kontakt für Datenschutzanfragen: service@zqm-gmbh.de
2. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)
Bewerberdaten
- Verarbeitete Daten: Name, E-Mail, Telefonnummer, Geschlecht, Jobwunsch, frühester Eintrittstermin, ggf. Lebenslauf (freiwillig)
- Zweck: Vermittlung von Jobs, Erstkontakt
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. a DSGVO, § 26 BDSG
- Speicherung: bis Vermittlung oder Löschanfrage
- Weitergabe: an Kunden nur nach Einwilligung
- Zugriff: nur Geschäftsführung und Consultants
- Speicherort: interner Offline-Server
Kundendaten (Unternehmen)
- Verarbeitete Daten: Ansprechpartner, E-Mail, Telefonnummer, Unternehmensname
- Zweck: Kommunikation, Angebotserstellung, Projektabwicklung
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO
- Speicherdauer: 10 Jahre oder bis Widerruf
- Zugriff: Geschäftsführung und interne Bearbeiter
Mitarbeiterdaten (intern / Freelancer)
- Verarbeitete Daten: Name, Telefonnummer, freiwillige Angaben zu Qualifikationen, ggf. Bewerbungsunterlagen
- Zweck: Personalverwaltung, Zeiterfassung
- Verarbeitung erfolgt intern
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG
Website-Kommunikation
- Kontaktformular über Webflow + N8N (eigene Server in Frankfurt)
- SSL/TLS aktiv
- Verarbeitung: Erstkontaktaufnahme
- Keine sensiblen Daten
3. Technisch-organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)
- Zutrittskontrolle: Geschäftsräume sind geschützt, Besucher müssen sich anmelden
- Zugangskontrolle: Persönliche Konten, starke Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung, automatische Sperrbildschirme
- Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Personen, Berechtigungssystem vorhanden
- Speicherung: Offline auf internen Servern mit Zugriffsbeschränkungen
- Weitergabe: Nur nach Einwilligung; AV-Verträge vorhanden
- Eingabekontrolle: Änderungen nur nach Vertragsabschluss
- Auftragskontrolle: AV-Verträge mit Webflow und E-Mail-Provider abgeschlossen
- Verfügbarkeit: Tägliche Backups, internes Notfallverfahren vorhanden
- Trennungsgebot: Klare Datenstruktur, getrennte Verarbeitung
- Datenschutzvorfälle: Verfahren vorhanden, zuständig ist die Geschäftsführung
4. Rechte der betroffenen Personen (Art. 12–23 DSGVO)
- Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit sind möglich
- Kontakt über: service@zqm-gmbh.de
- Auskünfte erfolgen innerhalb eines Monats
- Löschanfragen werden innerhalb von 3 Werktagen bearbeitet
- Verarbeitung erfolgt auf Basis von Einwilligung oder gesetzlichen Verpflichtungen
- Kein automatisiertes Profiling im Einsatz
5. Verträge & Einwilligungen
Auftragsverarbeitung:
- AV-Verträge bestehen mit:
- Webflow (USA, Hosting über AWS)
- E-Mail-Provider
- Aufbewahrung lokal auf internen Servern
Einwilligungen:
- Bewerberpool und Newsletter
- Freiwillig, informiert, jederzeit widerrufbar
Drittlandübertragung:
- Webflow über AWS (USA)
- Absicherung über AV-Vertrag und Hosting-Standort
- Empfehlung: Ergänzung um Standardvertragsklauseln (SCC)
Dokumentation:
- Übersicht zu Dienstleistern, Tools, AV-Verträgen vorhanden
6. Website-Datenschutz (TTDSG & DSGVO)
System: Webflow
Hosting: über AWS, Rechenzentren u. a. in den USA
SSL-Verschlüsselung: aktiv
Cookie-Banner: über Cookiescript mit Opt-in, widerrufbar über Footer
Tracking-Tools:
1. Technisch notwendige Cookies und Sicherheitsfunktionen
Wir setzen auf unserer Website technisch notwendige Cookies und Sicherheitsfunktionen ein, um grundlegende Funktionen, die Stabilität und den Schutz unserer Website sicherzustellen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und nutzerfreundlichen Webauftritt) sowie § 25 Abs. 2 TTDSG.
Beispiele für technisch notwendige Cookies und Sicherheitsfunktionen:
- Sicherheits-Cookies zur Abwehr von Angriffen und zur Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit
- Funktions-Cookies zur Steuerung bestimmter Inhalte wie z. B. ein Willkommens-Loader, der nur beim ersten Besuch der Website angezeigt wird und anschließend durch einen schnelleren oder keinen Ladevorgang ersetzt wird
- Google reCAPTCHA – dient dem Schutz unserer Formulare vor missbräuchlicher automatisierter Nutzung (Bots). Hierbei werden Informationen wie IP-Adresse, Mausbewegungen oder Verweildauer erfasst und an Google übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Vermeidung von Spam und Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google
Diese Cookies und Sicherheitsfunktionen speichern keine personenbezogenen Informationen zu Marketingzwecken und werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind.
Sie können den Einsatz technisch notwendiger Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers unterbinden. In diesem Fall kann es jedoch sein, dass unsere Website nicht mehr vollumfänglich nutzbar ist.
2. Tracking-Tools (Google Analytics & Meta Pixel)
Auf unserer Website setzen wir folgende Tracking-Technologien ein – ausschließlich auf Grundlage Ihrer freiwilligen, informierten und eindeutigen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG:
- Google Analytics – zur Analyse des Nutzerverhaltens und zur Optimierung unseres Angebots oder für Werbemaßnahmen (Google-Ads, Youtube-Ads,)
- Meta Pixel – zur Auswertung von Nutzerinteraktionen für Werbemaßnahmen (z. B. Remarketing)
Einwilligung:
Diese Tools werden nur aktiviert, wenn Sie deren Nutzung im Cookie-Banner ausdrücklich zugestimmt haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Cookie-Banner im Footer widerrufen.
Datenübertragung in Drittländer:
Bei beiden Tools kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten in Drittländern (insbesondere den USA) erfolgen. Dies geschieht ausschließlich auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission oder vergleichbaren geeigneten Garantien gemäß Art. 46 DSGVO.
Speicherdauer:
Personenbezogene Daten, die im Rahmen der genannten Tracking-Tools erhoben werden, werden nicht länger als 14 Monate gespeichert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder eine anonyme Weiterverarbeitung erfolgt.
Ihre Rechte:
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen und Auskunft über die dabei verarbeiteten Daten zu verlangen. Wenden Sie sich hierzu bitte an service@zqm-gmbh.de.
Datenschutzerklärung:
- Auf der Website vorhanden
- Enthält alle gesetzlich erforderlichen Informationen
- Zugänglich über Footer
7. Mustervorlagen & Empfehlungen
Einwilligung zur Datenverarbeitung (Bewerbung)
Ich willige ein, dass die ZQM GmbH meine übermittelten personenbezogenen Daten (z. B. Name, E-Mail, Telefonnummer, Lebenslauf, Berufswunsch, Eintrittstermin) verarbeitet, um mir passende Stellenangebote zu unterbreiten und den Bewerbungsprozess zu begleiten.
Ich bin darüber informiert, dass:
- meine Daten ausschließlich zum Zweck der Stellenvermittlung verwendet werden,
- die Weitergabe meiner Daten an Kundenunternehmen nur nach gesonderter Zustimmung erfolgt,
- ich diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann (z. B. per E-Mail an service@zqm-gmbh.de).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. Art. 7 DSGVO
Ort, Datum: ........................................
Unterschrift: ........................................
Formular zur Geltendmachung von Betroffenenrechten
Name: ______________________________________
E-Mail-Adresse: _____________________________
Telefonnummer (optional): ____________________
Ich beantrage:
[ ] Auskunft (Art. 15 DSGVO)
[ ] Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
[ ] Löschung (Art. 17 DSGVO)
[ ] Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
[ ] Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
[ ] Datenübertragung (Art. 20 DSGVO)
Nachricht (optional):